مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون اداری در اکثر سازمان ها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است. به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد. به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم شود.

مزایای مستقیم:
افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار
ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود
ج) فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود
د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود

مزایای غیر مستقیم:
این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند، عبارتند از:
الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
ج) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام کار های خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، ضرایت مشتریان بیشتر می‌شود
ه ) رقایت بیشتر سازمان ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصت ها