ضوابط و ویژگی های مورد انتظار سیستم دبیرخانه

بخشنامه به کلیه وزارتخانه‎ها، سازمان‎ها، مؤسسات، شرکت‎های دولتی و شرکت‎ها، سازمان‎ها و مؤسساتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام و یا تصریح نام است و مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی که از بودجه عمومی دولت استفاده می‎کنند.

کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع‏رسانی در جلسه هفدهم مورخ ۱۲/۸/۱۳۸۲، به استناد ماده ۵ مصوبه شماره ۷۲۲/۱۳٫ط مورخ ۲۲/۴/۱۳۸۱
شورای عالی اداری موضوع ایجاد هماهنگی در استقرار سیستم‏های مکانیزه در زمینه فرآیندهای عمومی دستگاه‏های اجرایی، ضوابط و ویژگی های مورد انتظار سیستم دبیرخانهرا به شرح پیوست تصویب نمود.

کلیه دستگاه‏های مشمول این بخشنامه مکلفند در تهیه سیستم دبیرخانه خود، ضوابط مذکور را رعایت نمایند.

من ا… التوفیق

محمود عسگری‎آزاد

معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی و رئیس کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری

اطلاعات پایه

امکان تعریف انواع نامه مانند: نامه، فاکس، یادداشت، حکم و …
امکان تعریف انواع طبقه ‏بندی نامه مانند : عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و …
امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …
امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و …
امکان تعریف انواع دبیرخانه‏ های محلی
امکان تعریف انواع بایگانی ‏های محلی
امکان تعریف انواع وضعیت کنونی نامه مانند: اصل، کپی و المثنی
امکان تعریف انواع شرح رونوشت نامه
امکان تعریف دستگاه‏ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه
امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک
امکان تعریف نام و سمت مسئولان دستگاه‏ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
امکان تعریف گروه‏های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه‏ها (جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان ارجاع و امکان تفویض اختیار کاربران
امکان تعریف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضیح داده ‏شود)
امکان تعریف پایه شاخص سال (دستور شروع سال جدید را تعیین می‏کند)
امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده ، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه
امکان تعریف و مدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه) مانند صورتجلسات، روش ها و دستورالعمل‏های اداری، آیین‏نامه‏ها، فرم ها و …
امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربر (دفتر تلفن) و امکان وجود تقویم به صورت شخصی و عمومی

نرم افزار دبیرخانه

عملیات مربوط به نامه‏های وارده

امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود نامه،‌نوع تحویل و …
امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده‏، توزیع‏کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
امکان ثبت نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
امکان ثبت پیوست‏ های نامه
امکان ثبت رونوشت‏ های نامه
امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی که نامه به وی ارجاع شده، تاریخ و ساعت ارجاع و تاریخ مهلت اقدام
امکان خواندن نامه از طریق فایل و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم
امکان ایجاد ارتباط ما بین نامه ‏های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی
امکان ثبت نامه با شماره آزاد
امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل دهنده
امکان الصاق انواع ضمائم و پیوست ها شامل متن، عکس، فیلم و صدا به نامه مورد نظر
امکان تهیه و ثبت متن هامش
امکان هامش‏نویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص مورد نظر قابل رؤیت باشد و یا هامش عمومی باشد)

عملیات مربوط به نامه‏ های صادره

امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) گیرنده نامه، نوع تحویل و …
امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
امکان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه
امکان تایپ و ویرایش نامه‏‎ها در داخل برنامه
امکان تعریف و ذخیره موضوع و کلید واژه برای نامه به منظور عدم تایپ مجدد
امکان تهیه پیش‏نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی
امکان تبدیل پیش‏نویس تأیید شده به نامه
امکان تشکیل فهرست مخاطبان برای نامه‏ هایی با موضوعات و متون یکسان و ارسال گروهی نامه‏ ها
امکان تأیید نامه صادره از طرف مقامات مربوط
امکان ثبت نامه ‏های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاری موردنظر سازمان
اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره
امکان ارسال نامه از طریق فاکس توسط سیستم
امکان تعیین تعداد و نوع پیوست‏ های نامه صادره
امکان ارسال تصویر نامه ارسالی به صورت اسکن شده
امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل گیرنده

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی

امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
امکان شماره ‏گذاری نامه‏ های داخلی مطابق ساختار شماره ‏گذاری سازمان
امکان ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده
امکان تعیین تعداد و انواع پیوست های نامه
امکان تعیین نامه ‏های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
امکان تنظیم جلسات داخلی سازمان توسط سیستم (مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
امکان ثبت وظایف به همراه اطلاعات آن نظیر ارجاع‏ کننده ، زمان انجام و …

عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری

امکان پشتیبانی روش‏ های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
(متمرکز شامل یک دبیرخانه مرکزی و چند دبیرخانه محلی، نیمه متمرکز شامل چنددبیرخانه مرکزی و هر دبیرخانه مرکزی شامل چند دبیرخانه داخلی، غیرمتمرکز شامل چند دبیرخانه داخلی مستقل)
امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
توزیع نامه‏ های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه ‏های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل
امکان اعلام دریافت نامه جدید
امکان تعیین نامه‏ های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار
تشکیل پرونده برای کارها و نامه‏ های مرتبط به آن و رؤیت و پیگیری گردش پرونده ‏ها در سازمان
امکان طبقه‏ بندی نامه‎ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه ‏بندی، نوع ارسال،‌ارجحیت و … به همراه طبقه‏ بندی درختی موضوعات نامه
امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده
امکان ارجاع نامه‏ به صورت تصویر، صوت، پیغام تلفنی و …
استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری و …)
امکان استفاده از امضای دیجیتال
امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی
اعلام وضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه نیافته است
امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره در نرم افزار دبیرخانه
امکان تأثیرگذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیرخانه‏ ها (انحلال، تشکیل، ادغام و تجزیه)
امکان ثبت نامه ‏های بدون شماره مانند درخواست‏های شخصی یا نامه‏ های ارباب‏ رجوع و دسترسی سریع به این نامه‏ ها در آینده
امکان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه
امکان ایجاد مهر و امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آنها

عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده

امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان
تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، ‌کارها، دستورها و یا پیام های ارجاع شده
پیگیری مراحل مختلف کار از طریق کارتابل، دستیابی به علل تأخیر در انجام کارها، ردیابی وضعیت فعلی آن و نتایج اقدامات انجام شده روی نامه
انجام پیگیری توسط خود سیستم به صورت خودکار، ارسال پیام های پیگیری، جویا شدن نتیجه کار و ارائه هشدار در مورد دیرکرد اقدامات (هم به شخص ارجاع ‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)
امکان پیگیری کلیه دستورها و پیام های ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند و تأخیر دارند
امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سالهای قبل
امکان پیگیری ارجاع نامه ‏ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص (حقیقی و حقوقی) فرستنده، نام دستگاه یا شخص (حقیقی و حقوقی) گیرنده و …

عملیات مربوط به بایگانی

امکان ایجاد و انجام امور مربوط به بایگانی سازمان توسط سیستم
امکان ایجاد پرونده‏‎های کارکنان در کامپیوتر
امکان بایگانی نمودن مکاتبات تحت شماره‏ های دلخواه
امکان کنترل درخواست و ارسال نامه‎ها از بایگانی و بازگشت آنها به بایگانی و امکان بازیابی محل نامه در هر لحظه
امکان ایجاد طبقه‏ بندی موضوعی (موضوع اصلی و زیرموضوع) جهت پرونده‏ های بایگانی
امکان به گردش انداختن نامه ‏های بایگانی شده
امکان ثبت اطلاعاتی همچون تاریخ خروج پرونده ‏ها از بایگانی، ‌بخش یا شخص تحویل گیرنده پرونده و تاریخ بازگشت مجدد پرونده به بایگانی (جهت پیگیری گردش پرونده‏ ها)
امکان ایجاد پرونده‏ های شخصی برای هر یک از کاربران و ذخیره‏ سازی نامه‎های مربوط در آنها
امکان ایجاد کپی‏ های متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در پرونده‎های مختلف

عملیات مربوط به ارتباطات

امکان تعریف انواع شبکه مورد پشتیبانی سیستم جهت اتصال کاربران سازمان به سیستم از طریق شبکه محلی موجود در ساختمان مرکزی
امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم
امکان ثبت و ارسال پیغام ها (از طریق متن، صوت و تصویر) و نمایش پیغام های موجود و دریافت شده
امکان ارسال پیام های اطلاعاتی در سطح گروهها، واحدها و کاربران
مشخص کردن زمان، موضوع و مکان قرارهای ملاقات با فعال کردن یادآوری توسط سیستم
امکان کنترل دسترسی به ارسال پیام ها
امکان مبادله اسناد با استفاده از فاکس توسط سیستم
امکان اتصال کاربران از طریق خطوط تلفن و یا از طریق شبکه جهانی اینترنت
امکان استفاده همزمان چند ایستگاه (کاربر) و تغییر همزمان اطلاعات

نرم افزار دبیرخانه

امکانات جستجو و بررسی

امکان جستجوی نامه ‏ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی
امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه‏ های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش،بایگانی شده و کارتابل
امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ‏ها اعم از نامه‏ های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه
امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ‏ها

عملیات مربوط به گزارش ‏ها و مشاهدات

امکان تهیه گزارش ‏های دلخواه به صورت پارامتریک (Report Generator) و امکان چاپ، ذخیره‏ سازی و بازیابی نتایج گزارش‏گیری
امکان گزارش‏گیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان
امکان گزارش‏گیری از نامه‎های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
امکان ایجاد انواع گزارش‏های اجرایی، آماری، مدیریتی و پویا
امکان نمایش نتایج گزارشها به صورت نمودارهای مختلف
امکان گزارش‏گیری و مشاهده نامه‏ هایی که تحت عنوانی خاص یا در محدوده زمانی مشخص ارسال شده‏ اند
امکان تهیه گزارش مربوط به ارجاعات، پیگیری و سوابق نامه‏ ها
امکان گزارش‏گیری از دفتر اندیکاتور
امکان گزارش‏گیری از حجم مکاتبات انجام شده در واحدها و همچنین تعداد نامه‏‎های ارسالی و دریافتی مربوط به سازمان
امکان مشاهده عملکرد کاربران (وضعیت سرعت یا تأخیر در انجام کارها و علل آن )
امکان مشاهده و گزارش‏گیری از پیام‏‎ها و دستورها و امکان مشاهده کارتابل مکاتبات و پیامهای ارسالی و حذف شده
امکان گزارش از نامه ‏های دریافتی از بایگانی که هنوز در مقاطع زمانی موردنظر به بایگانی بازگشت داده نشده‏اند
امکان گزارش‏گیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی‏های پستی و پست الکترونیک
امکان ایجاد انعطاف‏ پذیری در تصاویر مانند: چرخش، تعیین مقیاس تصویر، بزرگ نمایی، کوچک نمایی و …

ارتباط سیستم دبیرخانه با سایر سیستم ها

امکان ارتباط با سایر سیستم های کاربردی با توجه به یکپارچه بودن سیستم

امکان ارتباط و تبادل اطلاعات با سیستم پرسنلی
امکان ارتباط و تبادل اطلاعات با سیستم تشکیلات
امکان ارتباط و تبادل اطلاعات با سیستم اموال
امکان ارتباط و تبادل اطلاعات با سیستم مالی
امکان ارتباط و تبادل اطلاعات با سیستم انبار

امنیت و حدود دسترسی

امکان ایجاد و تعریف کاربران و تعیین محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری
امکان تعریف سطوح دسترسی سمت‏ها به انواع مکاتبات طبقه ‏بندی شده (جهت حفاظت اسناد)
امکان تهیه پشتیبان کامل از اطلاعات سیستم
امکان ایجاد تدابیر امنیتی برای جلوگیری از دسترسی‏های غیرمجاز
امکان ثبت کلیه وقایع سیستم

بازسازی اطلاعات

امکان باز سازی اطلاعات در مواردی که سیستم با مشکلاتی مواجه می‏شود