مکاتبات اداری، یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت، قسمت عمده آن، به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می گردد.
با توجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن برای پیش بردن هدف یا اهداف مورد نظر، لازم است به اصولی که رعایت آنها(نرم افزار بایگانی) باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه شود.
در هر سازمان، واحدی به نام ((دبیرخانه)) یا ((دفتر)) وجود دارد که وظایف عمده آن عبارتند از :
- برقراری رابطه اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی و سایر سازمان ها از طریق تبادل اطلاعات مکتوب.
- تهیه نامه های اداری ساده (مانند اعلام وصول ها)، نگاه داری و دردسترس قرار دادن مکاتبات و اسناد مورد نیاز .
- با توجه به این نکات، می توان به نقش مهم این واحد پی برده، با نقش سازنده آن در گردش صحیح کار سازمان، و همچنین تسهیل کار ارباب رجوع آشنایی پیدا کرد.
اصول گردش مکاتبات که بخشی از مدیریت اسناد است، شامل: ایجاد، مراحل گردش، بایگانی مکاتبات و در نهایت امحاء اوراق غیر ضروری می باشد، لازم به یاد آوری است که مراحل گردش مکاتبات با اندک تغییراتی در اکثر سازمان ها و موسسه ها مورد استفاده قرار می گیرند، که با توجه به کیفیت و ماهیت کار، وظایف و فرم تشکیلاتی آنها روش های مختلفی در نحوه گردش اسناد مشاهده می شود که با اصول عنوان شده در این مقاله مغایرت ندارند.
تعاریف و اصطلاحات
قبل از بحث در مورد روش دریافت ثبت و توزیع مکاتبات اداری لازم است به اصطلاحاتی که در مورد استفاده مدیریت اسناد و امور دفتری و دبیرخانه قرار می گیرند، به اختصار اشاره می شود.
۱ – تعریف مدیریت اسناد
مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زائد . به طورکلی مدیریت اسناد از شش شعبه و یا شاخه به شرح زیر تشکیل شده است :
الف- مدیریت ارسال و مراسلات
به مجموعه روش های عملیاتی که برای نگهداری، تنظیم و طبقه بندی اسناد و به منظور تسریع و تسهیل مراجعه به آنها صورت می گیرد اطلاق می شود.
بدیهی است چنانچه نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک یک سازمان بر مبنای صحیح و منطقی استوار نباشد، احتمالا اقدامات و تصمیمات این سازمان نیز منطقی نخواهد بود.
ب- مدیریت فرم ها
هرگاه فرم های مختلف در یک سازمان براساس اصول و ضوابط علمی ایجاد شده و مورد استفاده قرار می گیرند، در نتیجه عملیات اجرایی به صورت یکنواخت (استاندارد) در تمام سطوح دسترسی سازمانی جریان خواهد یافت. به طور خلاصه، هدف های اصلی مدیریت فرم ها به شرح زیر است:
- جلوگیری از ایجاد فرم های غیر لازم یا تکراری
- درهم آمیختن فرم های مشابه برای تشکیل فرم های جامع تر
- ایجاد و به کاربستن مشخصات یکنواخت و مطلوب برای جنس، رنگ، کاغذ، چاپ و تکثیر فرم ها برای استفاده از آنها
ج- مدیریت گزارش ها
یکی از وظایف عمده هر سازمان، جمع آوری اطلاعات است، به طوری که مدیران در سطوح سازمان بتوانند با استفاده از آنها، تصمیمات صحیح اتخاذ کرده، اقدامات لازم را به عمل آورند و برنامه های آینده را تنظیم کنند. مشکل اساسی در این مورد این است که از میان انواع متعدد اطلاعات موجود کدام یک مورد نیاز خواهد بود.
به کار گرفتن اصول مدیریت گزارش ها، این امکان را خواهد داد که این اطلاعات در حد مطلوب و کافی جمع آوری و نگهداری شوند.
د- مدیریت دستور العمل ها
به طور اختصار، هدف از این شاخه از مدیریت اسناد ایجاد شیوه قابل اطمینان است که با استفاده از آن بتوان به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین و مقررات و دستورهای موجود در هر مورد و موضوعی دست یافت.
ه- مدیریت مکاتبات
این شاخه از مدیریت اسناد با ایجاد یک برنامه صحیح، این هدف ها را تامین می کند:
- اصلاح کیفیت نامه های اداری
- ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح و مکاتبات اداری
- به کاربردن روش های نو برای اداره توده های انبوه نامه ها
- تسهیل نگارش اداری از طریق تهیه و توریع مجموعه نامه های یکسان برای استفاده واحدهای مختلف سازمان
۲– تعریف لغوی سند
سند در لغت به معنای ((تکیه گاه)) و هرچیزی است که بتوان به آن استناد جست، و در فرهنگ اداری، به طورکلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمان های مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.
۳– ارکان سند
اعتبار هرسند به ترتیب اولویت در اکثر مواقع، به وجود امضا، تاریخ و شماره و در بعضی از اسناد به مهر سازمان بستگی دارد. امضاء یا پاراف کننده نامه مسئول متن و محتوای نامه است. تاریخ هر نامه در بعضی از موارد اعتبار زمانی آن را تعیین می کند، مانند تاریخ اجرای مفاد یک بخش نامه. شماره نامه برای رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجعه به آن است. نامه هایی که در دفتر اندیکاتور و سایر دفاتر رسمی ثبت شده و شماره ای به آن اختصاص داده می شود و در ردیف نامه های رسمی محسوب می گردند. نوشته های بدون امضاء فاقد ارزش بوده و اصطلاحآ آن را ورق می نامند. (به استثنا اوراق بهادار که دولت ارزش خاصی برای این گونه نوشته ها منظور می دارد.)
به علامت و نشانه ای که مسئول یک واحد و یا مجری برنامه در ذیل اسناد و مکاتبات به عنوان رویت یا تأیید مطالب آنها می گذارد، (پاراف) می گویند، که نوعی امضای موقت است و در نامه های رسمی اداری، پیش نویس توسط تهیه کننده پاراف شده براساس امضای نهایی صورت می گیرد.
۴– ارزش اسناد
ارزش به مفهوم کلی، درجه اهمیتی است که اشیاء و افکار در رفع حوائج فردی و اجتماعی دارد، و از نظر اقتصادی معیار و تعیین کننده اهمیت اشیاء در خدمات است.
ارزش اسناد از دیدگاه های مختلف، قابل طبقه بندی بوده و نوع طبقه بندی آنها، بستگی به نحوه استفاده و کاربرد آن سند دارد. اسناد از نظر ارزش، به طبقات مختلف تقسیم شده اند که مهم ترین آنها عبارتند از:
۱) ارزش اسناد برای سازمان های دولتی یا سایر موسسه ها از لحاظ اجرای وظایف
۲) ارزش اسناد برای مردم متعارف، از نقطه نظر فایده عملی ناشی از اطلاعات مندرج در آنها
۳) ارزش اسناد برای استفاده محققان و پژوهشگران در فعالیت های تحقیقاتی
تقسیم بندی دیگری که از درجه اسناد شده است می توان از ارزش های: اداری، مالی، حقوقی، تاریخی و علمی نام برد.
۵– فلسفه سند نویسی
فلسفه و هدف از نوشتن اسناد، استوار ساختن اساس مالکیت، و امنیت قضایی است.اگر تأمین قضایی نباشد، اساس مالکیت متزلزل و حقوق افراد دست خوش امیال دیگران می شود، از این رو قضاوت صحیح، فقط بر مبنای سند و مدارک قابل قبول است. به موجب ماده ۱ قانون شهادت و امارت ((هیچ یک از عقود و ایقاعات و تعهدات(مگر در موارد مستثنا کرده است)نمی توان فقط به وسیله شهادت شفاهی یا استشهاد اثبات کرد)) طبق ماده ۳ همین قانون بعضی از دعاوی را در صورتی می توان قابل پذیرش دانست که تحصیل سند به واسطه حوادث غیر عادی، ممکن نباشد.
۶– انواع سند
سند از حیث درجه و آثار حقوقی بر سه نوع است:
(۱) سند رسمی
(۲) سند عادی
(۳) سند لازم الاجراء
برطبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، هر سندی در ادارات ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر رسمی، و یا نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و همچنین برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است و سایر اسناد در زمره اسناد عادی تلقی می شوند مشروط براینکه دارای امضاء یا مهر طرف باشد . سند رسمی باید این شرایط را داشته باشد:
- نزد مراجع رسمی: (ادارات اسناد و املاک، ثبت احوال و …) تنظیم شده باشد
- صلاحیت مامور در تنظیم آن محرز باشد
- در تنظیم آن مقررات مربوط رعایت شده باشد
اصطلاح لازم الاجراء، برای اسنادی به کار می رود که به موجب قانون به آن قوت قانونی و اجرایی داده باشند. اسناد لازم الاجراء مستلزم رسمی بودن آن سند می باشد، مانند چک های صادره به عهده بانک ها و همچنین کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده.
۷– تعریف سند از نظر اداری و بایگانی
از نظر اداری به هرنوع سابقه ای که به صورت مکتوب، مانند نامه های اداری و منقوش همانند: نقشه ها و نمودارها و مضبوط، مانند نوار و صفحه در یک سازمان برای انجام دادن وظایف اداری و توسط ماموران یک سازمان ُبرای انجام دادن وظایف اداری و توسط ماموران آن سازمان و در حدود وظایف مصوب رسما ایجاد دریافت و یا صادر شده باشد،اصطلاحا سند اداری گفته می شود. در صورتی که از طرف مقام مسول در هامش نامه های وارده اداری دستور بایگانی و یا عبارتی که ذلالت بر رویت و اقدام در مورد آن صادر شده باشد، به چنین اسنادی، اسناد قابل بایگانی می گویند. نسخه مخصوص بایگانی نامه های صادره نیازی به دستور خاص ندارد و بایگان موظف به بایگانی آنهاست.
۸– تعریف سند از نظر حقوقی و قضایی
از نظر حقوقی سند یکی ار وسایل اثبات حق است. به موجب ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران، سند عبارت است ((هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد)) منظور از نوشته یا خط، علامتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.
۹– تعریف سند از نظر قانون سازمان اسناد ملی ایران
به موجب تبصره ماده ۱ قانون اساسی سازمان اسناد ملی ایران مصوب ۱۷/۰۲/۱۳۹۴، سند عبارت است کلیه مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، سیاسی، و علمی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاه داری دائمی باشد.
۱۰– نامه اداری
به کلیه مکاتباتی که برای وظایف محموله یک سازمان و توسط یکی از کارکنان آن سازمان، و در فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد، نامه اداری گفته می شود، نامه اداری سند اداری محسوب شده و در تهیه آن ، این نکات باید رعایت شود:
- روی فرم و کاغذ اداری سازمان مربوط نوشته شود
- محتوای آن با وظایف سازمان مرتبط باشد
- اصول نگارش مورد توجه قرار گیرد
- مقررات اداری در تهیه، ثبت و صدور آن رعایت شود.
۱۱– یاداشت اداری
اگر نامه اداری به صورت پیام اطلاع باشد، (یاداشت اداری) نامیده می شود. در این مواقع استفاده از فرم خاص نامه رسمی اداری، و همچنین قید شماره و سایر مقررات در دریافت و صدور آن واجب نبوده و فقط درج امضاء و تاریخ در آن الزامی است. معمولا یاداشت اداری به صورت دست نویس مبادله می گردد.
۱۲- انواع نامه اداری
مکاتبات اداری از لحاظ فرم و ماهیت و نحوه استفاده از آنها، به انواع مختلف تقسیم شده اند؛ که مهمترین آنها عبارتند از:
- نامه های وارده
کلیه نامه هایی است که از خارج سازمان و یا واحد دریافت شده باشد.
- نامه های صادره
تمامی نامه هایی است که از سازمان یا واحد تهیه کننده به خارج از سازمان فرستاده شده باشد.
- نامه های محرمانه
مکاتباتی هستند که اطلاع از مفاد آنها برای همه کس مجاز نبوده و فقط افراد خاصی در سازمان می توانند از موضوع آنها آگاهی پیدا کنند. از نظر اداری به چنین مکاتباتی (اسناد طبقه بندی شده) گفته می شود.
((اسناد طبقه بندی شده)) با توجه به درجه محرمانه بودن آنها به چهار طبقه و به شرح زیر تقسیم می گردند:
الف- اسناد به کلی سری
شامل اسنادی که افشاء غیرمجاز آنها باعث ضرر و خسارت جبران ناپذیر به منافع کشور می گردد، از قبیل:
- اطلاعات ذی قیمت و حیاتی در مورد پیشرفت های علمی یا تکنیکی که مربوط به منافع کشور است.
- طرح های مهم دولتی از قبیل پیشنهادهایی در مورد برقراری مالیت های جدید و تعرفه ها یا نرخ ها که ممکن است افشاء آن قبل از موعد مقرر باعث خسارت کلی به کشور گردد.
- اطلاعات در مورد میزان ذخیره هایی که در دفاع از کشور مورد استفاده قرار داده می شود.
ب- اسناد سری
شامل اسنادی است که افشاء غیرمجاز آن امنیت کشور را به خطر انداخته یا باعث لطمه شدید به منافع عمومی کشور بوده یا منافع قابل ملاحظه ای برای عناصر غیر مجاز داشته باشد از قبیل:
- اطلاعاتی در مورد پیشرفت های علمی و تکنیکی
- طرح های دولتی در زمینه امور اداری کشور که افشاء بی موقع آن ممکن است باعث لطمه و زیان باشد.
- اطلاعاتی در مورد کشورهای خارجی در مواردی که سیاست دولت اقتضاء می کند این اطلاعات مخفی باشد.
ج- خیلی محرمانه
شامل اسنادی است که افشاء آن باعث ضرر به منافع عمومی کشور و یا باعث ایجاد اشکال یا تشویق در امور اداری بوده و یا بالاخره منافعی برای عناصر غیر مجاز داشته باشد. به طور نمونه:
- اطلاعات مربوط به پیشرفت های علمی و تکنیکی در صورتی که واجد اهمیت کمتری باشد.
- گزارش های داخلی یا خارجی که اختفاء آن ضروری است.
- مکاتبات مربوط به تحقیق صلاحیت کارکنان.
د- اسناد محرمانه
شامل اسنادی که افشاء آنها باعث ضرر به منافع عمومی کشور و یا باعث ایجاد اشکال یا تشویش در امور اداری بوده و یا بالاخره منافعی برای عناصر غیر مجاز داشته باشد.
نمونه این سری از اسناد عبارتند از :
- موارد مذکور در ردیف های اسناد خیلی محرمانه، در صورتی که واجد اهمیت کمتری باشد.
- آیین نامه ها، جزوات و یا دستورات داخلی سازمان های دولتی که فقط برای استفاده خود سازمان تنظیم شده است.
نحوه ثبت و نگاه داری ((اسناد طبقه بندی شده))
- مسئولیت نظارت و اجرای دقیق مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده با دفتر حراست هر سازمان می باشد.
- هربرگی از اسناد طبقه بندی شده باید به مهر نوع طبقه بندی مهمور گردد. مانند مهر ((بکلی سری))، ((سری))، ((خیلی محرمانه)) و ((محرمانه))
- در صورت تعدد صفحات اسناد باید اوراق شماره گذاری شده و تعداد کلیه برگ های هر سند روی تمام صفحات نوشته شود.
- توزیع و صدور سند باید دقیقا تحت کنترل قرار گیرد.
- هر مقام سازمانی مجاز به مطالعه و اطلاع از مفاد طبقه بندی نمی باشد مگر مقاماتی که وظیفه آنها ایجاب می کند که اطلاع از آن داشته باشند.
- محل ارجاع هرسند باید در هر موقع روشن و مشخص باشد.
- پیش نویس ها، دفاتر و یاداشت ها و کاغذ های استنسیل و کپی و نظایر آنها باید حفاظت شود و در حکم اسناد طبقه بندی شده می باشد.
- اسناد به کلی سری نباید از سازمان مربوطه خارج گردد و در صورت ارسال آن به محلی خارج از سازمان باید در دو پاکت (با لایه سیاه) قرار گیرد، پاکت داخلی به عنوان گیرنده اصلی و پاکت خارجی باید به عنوان مسئول دفتر حراست سازمان گیرنده تنظیم گردد.
جایگاه سازمانی دبیرخانه
در جهت هماهنگ ساختن کادر شاغل در واحد دبیرخانه و مشاغل مشابه با حجم فعالیت ها و نیز برقراری ایجاد ضابطه و در صورت لزوم تغییر شیوه های انجام کار در ارتباط منطقی بین حجم فعالیت سازماندهی ، ظوابطی از طرف دفتر بررسی ها و تشکیلات سازمان مدیریت و برنامه ریزی تدوین و مورد استفاده قرار می گیرد.
جایگاه سازمانی و روش های انجام کار امور دبیرخانه
فعالیت ها و نحوه انجام کار در واحدهای دبیرخانه سازمان های دولتی به اقتضای سیستم کار و نوع سازماندهی آنها متفاوت می باشد.
امور دفتری برخی از دستگاه های دولتی به صورت متمرکز و برخی نیمه متمرکز و نیز از نظر نقش، عنوان واحد سازمانی و جایگاه، به صور مختلف و در چند گروه می توانند قرارگیرند.
گروه اول: شامل وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی است که علاوه بر امور دفتری و ثبت و نرم افزار بایگانی اسناد، تحریرات و تکثیرات و امور ترجمه دستگاه را نیز متعهد می باشد و تحت عنوان اداره دبیر خانه یا دفتر وزارتی زیر نظر وزیر یا قائم مقام یا معاون کل، امور محوله را به صورت متمرکز انجام می دهند.
در برخی از دستگاه ها و سازمان ها، با توجه به وسعت عملیات واحد، دبیر خانه تحت عنوان دفتر یا واحد زیر نظر رئیس کل سازمان انجام وظیفه می کند.
گروه دوم: واحد دبیرخانه در این گونه سازمان ها در شاخه معاونت اداری و مالی در قلمرو اداره کل امور اداری و یا واحد خدمات عمومی پیش بینی شده است.
گروه سوم: برخی از وزارت خانه ها و دستگاه های دولتی به اعتبار نحوه سازماندهی و نقش معاونت ها و قلمرو ادارات کل واحد دبیر خانه برحسب هر معاونت پیش بینی گردیده است که اداره کل آن شاخه، امور دفتری و مکاتبات خود را از طریق معاونت انجام داده، ضمن اینکه، این گونه دبیرخانه عنداللزوم ارتباط مستقیم را با دبیرخانه بالاترین مقام خواهد داشت.
به طورکلی، در امر سازماندهی واحد دبیرخانه هر دستگاه دولتی، علاوه بر عوامل مختلف از قبیل: ماهیت کار، وظایف، کیفیت و کمیت فعالیت ها و حیطه نظارت واحد و قلمرو آن، تعهد و ساختمان ها موجب خواهد گردید که از هر یک از سیستم های متمرکز و نیمه متمرکز استفاده گردد.
تنوع پست های سازمانی و دبیرخانه
دبیرخانه های سازمان های دولتی از نظر تنوع وظایف و کیفیت و کمیت ، لزوم پست های مختلفی را ایجاب می نماید و در برخی از دبیرخانه ها، پاره ای از پست ها به صورت ترکیبی است که چندین وظیفه را در بر می گیرد و در بعضی از دبیرخانه ها ماهیت و حجم وظایف در ساختار سازمانی آن نقش اساسی خواهد داشت.
نمونه هایی از پست های سازمانی یک واحد دبیر خانه به شرح ذیل می باشد :
- رئیس دبیرخانه
- مسئول ثبت نامه ها در اندیکاتور
- مسئول مقابل نامه ها
- مسئول توزیع و ارجاع
- مسئول در دفتر اندکس
- مسئول پیگیری نامه ها
- نامه رسان
عضو شويد
عضويت سريع